従業員の交通費や経費精算、どうしてる？インボイス制度対応の立替金精算書の書き方と記載例を徹底解説！


「インボイス制度が始まってから、従業員の経費精算がちょっとややこしくなったな…」と感じていませんか？特に、従業員が立て替えた交通費や消耗品などの経費を精算する際、「立替金精算書に何をどう書けばいいの？」と悩む方も多いのではないでしょうか。

この記事では、そんなあなたの疑問を解決するために、インボイス制度に対応した立替金精算書の書き方を、具体的な記載例やテンプレートを使ってわかりやすく解説します。もう経費精算で迷うことはありません！

インボイス制度における「立替金」の基本的な考え方

そもそも、インボイス制度で立替金はどう扱われるのでしょうか？ここがポイントです。

立替金とは、従業員が会社のために一時的に支払ったお金のこと。例えば、出張時の電車代や、取引先との打ち合わせで使ったカフェ代などがこれにあたります。

インボイス制度では、この立替金を会社が精算する際、仕入税額控除を受けるために、原則として**適格請求書（インボイス）**が必要になります。

しかし、従業員が立て替えた電車代やバス代など、公共交通機関の運賃（3万円未満）は、インボイスがなくても帳簿のみの保存で仕入税額控除が可能です。また、入場券や自動販売機での購入など、インボイスの発行が難しい取引も同様に扱われることがあります。

「じゃあ、立替金精算書は必要ないの？」と思うかもしれませんが、そうではありません。会社が誰から、何を、いくらで買ったのかを明確にするために、立替金精算書は重要な書類となります。

インボイス制度対応の立替金精算書に必ず記載すべき事項

インボイス制度が始まっても、立替金精算書そのものがインボイスになるわけではありません。しかし、会社が仕入税額控除を受けるために必要な情報を、立替金精算書にしっかり記載しておくことが大切です。

では、具体的にどんな項目を記載すればいいのでしょうか？ここでは、立替金精算書に盛り込むべき記載事項をリストアップします。

  • 精算書のタイトル: 「立替金精算書」など、一目でわかるタイトルをつけましょう。

  • 従業員の氏名: 誰が立て替えたのかを明確にします。

  • 提出日: 精算書を作成した日付を記載します。

  • 精算対象期間: どの期間の経費を精算するのかを明記します。

  • 取引内容の詳細: 何を、いつ、どこで購入したのかを具体的に書きます。

  • 金額: 税込価格と税抜価格を分けて記載できるとより丁寧です。

  • 消費税率: 軽減税率（8%）と標準税率（10%）を区別して記載します。

  • ****インボイスの有無: インボイスを受け取った場合は、その旨を明記し、添付します。

【パターン別】インボイス制度対応立替金精算書の記載例とテンプレート

ここからは、具体的な記載例を見ていきましょう。立替金精算書のフォーマットやテンプレートを探している方も、ぜひ参考にしてください。

パターン1：従業員の交通費（電車賃）の場合

最も多いのが交通費の精算ですね。公共交通機関の運賃（3万円未満）はインボイス不要ですが、立替金精算書は必須です。

日付交通機関区間金額（税込）備考
8月5日JR山手線新宿 → 渋谷200円公共交通機関の運賃（3万円未満）
8月10日東京メトロ大手町 → 日本橋180円公共交通機関の運賃（3万円未満）

パターン2：消耗品購入（インボイスあり）の場合

文房具など、インボイスを受け取った場合の記載例です。精算書にインボイスを添付することを忘れずに。

日付支払先品目金額（税込）税率インボイス番号
8月15日ABC文具店ボールペン 5本550円10%T1234567890123

パターン3：インボイスが受け取れない場合

自動販売機での飲み物購入など、インボイスが受け取れない場合もあります。その際は、備考欄に「インボイスの発行が困難」などと記載しておくと親切です。

日付支払先品目金額（税込）備考
8月20日自動販売機お茶150円インボイスの発行が困難な取引

Excelなどで雛形を作成しておくと、従業員も迷わず入力できるのでおすすめです。

まとめ：インボイス制度対応の立替金精算書で経理をもっとスムーズに！

インボイス制度が始まっても、立替金精算はこれまで通り行うことができます。大切なのは、立替金精算書にインボイスの有無や税率などをしっかり明記すること。これにより、会社の仕入税額控除をスムーズに行うことができます。

この記事でご紹介した記載例やテンプレートを参考に、あなたの会社に合った立替金精算書の様式を作ってみてください。従業員も経理担当者も、みんながハッピーになること間違いなしです！

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